1. Einleitung: Keine Prüfung ohne Nachweis
Ob bei internen Audits, behördlichen Kontrollen oder im Schadensfall: Die Dokumentation der Prüfung nach DGUV Vorschrift 3 und BetrSichV ist essenziell.
Sie dient nicht nur der internen Qualitätssicherung, sondern vor allem der rechtlichen Absicherung des Arbeitgebers oder Betreibers.
Ein durchgeführter E-Check oder eine DGUV V3-Prüfung ohne vollständige Dokumentation wird im Zweifel nicht anerkannt.
2. Was ist eine prüfpflichtige Dokumentation?
Eine prüfpflichtige Dokumentation im Sinne der Betriebssicherheitsverordnung (§ 14 BetrSichV) ist ein schriftlicher Nachweis über:
Art und Umfang der Prüfung
Ergebnisse und festgestellte Mängel
Zeitpunkt und Name der prüfenden Person
Entscheidung über die weitere Nutzung
3. Warum ist Dokumentation so wichtig?
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Rechtssicherheit: Nur mit Prüfprotokoll ist der Arbeitgeber im Schadensfall entlastet.
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Beweissicherung: Nachweis für Versicherer, Berufsgenossenschaft, Behörden
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Planung: Übersicht über Geräte, Prüftermine und Fristen
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Qualität: Nachvollziehbarkeit und Verbesserung interner Abläufe
4. Was muss ein Prüfprotokoll enthalten?
Ein rechtssicherer Prüfbericht sollte folgende Mindestangaben enthalten:
| Bestandteil | Beschreibung |
|---|---|
| Datum der Prüfung | Zeitpunkt der Durchführung |
| Bezeichnung des Geräts / Anlage | Eindeutige Zuordnung, z. B. Inventarnummer |
| Standort des Betriebsmittels | Raum / Abteilung / Standort |
| Name des Prüfers | Mit Qualifikation und ggf. Firmenzugehörigkeit |
| Art der Prüfung | Erstprüfung, Wiederholungsprüfung, Prüfung nach Instandsetzung |
| Messwerte und Prüfergebnisse | Z. B. Schutzleiterwiderstand, Isolationswiderstand, RCD-Auslösestrom |
| Festgestellte Mängel | Beschreibung inkl. Einstufung (z. B. gefährlich, geringfügig) |
| Bewertung des Gesamtzustands | „Bestanden“ / „Nicht bestanden“ |
| Maßnahmen bei Mängeln | Stilllegung, Reparaturhinweis, Nachprüfung erforderlich |
| Unterschrift des Prüfers | Mit Datum, ggf. Stempel des Dienstleisters |
Tipp: Elektronische Prüfprotokolle müssen fälschungssicher und archivierungsfähig sein.
5. Prüfplaketten: sichtbare Kennzeichnung
Zusätzlich zur schriftlichen Dokumentation erhalten geprüfte Geräte in der Regel eine Prüfplakette, die enthalten sollte:
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Monat und Jahr der Prüfung
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Monat und Jahr der nächsten Prüfung
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ggf. Kürzel des Prüfers oder Prüfunternehmens
Die Plakette dient als Sichtnachweis und Orientierung im Betriebsalltag – sie ersetzt jedoch nicht das Prüfprotokoll.
6. Aufbewahrungsfristen
| Dokument | Mindestaufbewahrung |
|---|---|
| Prüfprotokolle | 2 Jahre (laut DGUV Empfehlung) |
| Bei Arbeitsunfällen oder Schäden | bis zur abschließenden Klärung / mind. 10 Jahre |
| Digitales Archiv | Sicherung gegen Verlust und Manipulation erforderlich |
Eine strukturierte Ablage (z. B. nach Gerätenummer oder Standort) erleichtert Wiederauffindbarkeit bei Kontrollen.
7. Wer ist für die Dokumentation verantwortlich?
Die Verantwortung liegt beim Betreiber bzw. Arbeitgeber – unabhängig davon, ob die Prüfung intern oder extern durchgeführt wurde.
Bei interner Prüfung: prüfende Elektrofachkraft dokumentiert selbst
Bei externer Prüfung: Dienstleister muss vollständige Unterlagen übergeben
Arbeitgeber muss Unterlagen sichten, ablegen und bei Bedarf vorlegen können
8. Fehlerquellen in der Praxis
Fehlende oder unleserliche Prüfprotokolle
Veraltete Formulare oder fehlende Unterschriften
Keine Aussage zur weiteren Nutzung (nur Messwerte)
Plakette angebracht, aber kein Protokoll vorhanden
Protokolle nicht auffindbar oder nicht archiviert
Diese Mängel können zu rechtlichen Konsequenzen und Versicherungsverlust führen.
9. Digital oder Papier – was ist erlaubt?
Beides ist zulässig – entscheidend ist:
Lesbarkeit
Vollständigkeit
Unveränderbarkeit
Auffindbarkeit im Schadensfall
Digitale Prüfprotokolle sollten regelmäßig gesichert, eindeutig benannt und bei Bedarf exportierbar sein (z. B. PDF mit Zeitstempel).
10. Fazit: Prüfen heißt auch dokumentieren
Die Prüfung nach DGUV Vorschrift 3 ist nur dann rechtlich wirksam, wenn sie nachvollziehbar dokumentiert wird.
Eine lückenlose, normgerechte und sichere Dokumentation schützt nicht nur Menschen und Maschinen – sondern auch die Verantwortlichen im Unternehmen.
Ohne Protokoll – keine Prüfung. Ohne Nachweis – keine Entlastung.
